Contexte et Mission
Avec 36 000 salariés, Ramsay Santé, l’un des leaders européens de la prise en charge globale du patient, est un recruteur majeur dans le secteur de la santé en France.
En hospitalisation, le Groupe propose la quasi-totalité des prises en charges médicales et chirurgicales dans trois métiers : Médecine-Chirurgie-Obstétrique (MCO), Soins de Suite et de Réadaptation (SSR) et Santé mentale. Partout où il est présent, le Groupe participe aux missions de service public de santé et au maillage sanitaire du territoire.
Le Groupe investit tous les ans plus de 200 millions d'€ dans l’innovation que ce soit dans les nouvelles technologies chirurgicales, d’imagerie, la construction et la modernisation d’établissements.
La Clinique "Les Rosiers" accueille des patients en hospitalisation complète pour la réadaptation fonctionnelle polyvalente (traumatologie, orthopédie, rhumatologie).
MISSION GENERALE
Assurer le secrétariat médical de l’établissement et une mission d’accueil dans l’aile dédiée aux adolescents et aux jeunes adultes
MISSIONS ET RESPONSABILITES
Fonction secrétaire médicale
• Assurer le lien entre les médecins psychiatres, le médecin généraliste, la cadre de santé, la gestionnaire des lits et la direction
• Assurer toutes les missions administratives qui pourront lui être confiées
• PMSI :
répertorier les entrées de la semaine, soumettre la liste aux médecins/ diagnostic pathologie patient par le médecin Répertorier les AVQ (actes de la vie quotidienne) en fonction du diagnostic établi par les médecins
Enregistrement des diagnostics
Export trimestriel des données sur EPMSI
• Responsabilité de la tenue du Dossier Patient dans son intégralité : vérification de l’ensemble des éléments constituant le dossier, édition du dossier à la sortie du patient, envoi de la lettre de sortie aux médecins traitants et/ ou adresseurs, relancer les médecins au quotidien le cas échéant
• Audits des dossiers Patients réalisés en collaboration avec la responsable Assurance Qualité. et l’équipe soignante
• Archivage des dossiers patients
• Gestion de l’envoi du dossier patient si ce dernier en fait la demande après sa sortie selon la procédure en vigueur (respect du délai d’envoi règlementaire, communication au patient d’un devis et envoi après réception du paiement)
• Gestion du tableau d’Astreintes (Direction, Médicales et Techniques) et diffusion à tous les collaborateurs par voie d’affichage et mails
• Recueil de l’ensemble des attestations de responsabilité civile des médecins, suivi et relance si nécessaire
• Participation aux staffs hebdomadaires adultes, prise de notes, retranscription sur Hôpital Manager des remarques de chaque intervenant. (+ retranscription éventuelle des notes de la secrétaire médicale ados)
• Envoi si nécessaire des synthèses hebdomadaires ados aux parents
• Affranchissement du courrier
Mission d’accueil
• En amont d’une admission, faire la demande de prise en charge auprès des mutuelles si necessaire
• Réaliser la pré-admission si possible
• Accueillir le patient et sa famille : Hospitalisation Complète, HDJ, HDN
Lors d’une admission : photocopier en 3 exemplaires les éléments administratifs (carte d’identités recto et verso, carte de mutuelles recto et verso en cours de validité, bulletin de situation s’il s’agit d’un transfert)
Si le patient transféré n’est pas muni du bulletin de situation de l’établissement d’origine, le demander
Lors d’une sortie définitive ou de permission thérapeutique de plus d’une nuit:
Renseigner le mode de sortie
Editer les bulletins de situation ( 2 avec Exo, et 2 sans )
Faire remplir les questionnaires satisfaction, le remettre au service Accueil Adulte
Transports
Réaliser et envoyer aux caisses de sécurité sociale les demandes d’entente préalable en assurer le suivi
Réserver les VSL via le site GDT : Transmettre hebdomadairement le tableau excel à la société de transport, assurer le suivi de transport pour l’HDJ, remettre une copie de la CNI du patient, carte de mutuelle, attestation de droit, bulletin de situation
Caisse
Accompagner le patient à l’accueil Adulte en cas de besoin
Prestations hôtelières
Gestion des prestations hôtelières secteur ados et jeunes adultes : assurer l’Inventaire des objets remis aux adolescents et Jeunes adultes en début de mois et le remettre à l’hôtesse d’accueil et assurer la distribution
Polyvalence :
Assurer les remplacements prévus ou inopinés des membres de l’équipe administrative
NB :
Horaires : 9H_17H ces horaires pourront être modifiés en fonction des besoins du service (HDN)
Cette fiche de poste n’est pas exhaustive et pourra évoluer en fonction des besoins du service
Profil
CONNAISSANCES REQUISES
Être titulaire d’un diplôme de Secrétaire médicale :
• Connaissance et utilisation de l’outil informatique
• Connaissance des terminologies médicales
QUALITES REQUISES
• Discrétion
• Implication
• Etre à l’écoute du patient et de sa famille
• Rigueur
• Autonomie
• Être force de proposition
LIAISONS HIERARCHIQUES
• Liaisons hiérarchiques : La secrétaire médicale est sous la responsabilité de la Gestionnaire des Lits
• Liaisons fonctionnelles : Equipe administrative, Equipe médicale et paramédicale